ARCHIDIOCÈSE
DE RIMOUSKI

DÉCRETS
ET
ORDONNANCES

Procédures à suivre concernant les travaux de réparations, d'altérations ou de constructions et les achats, ventes et emprunts des fabriques.

DÉCRET N. 13 / 96

La Chancellerie
Archevêché de Rimouski
34, rue de l'Évêché Ouest,
Rimouski, Qc,
Canada, G5L 4H5

Tél. : (418) 723-3320
Fax : (418) 722-8978

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(Mise à jour du 6 juillet 2005)

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ADMINISTRATION DES FABRIQUES

La présente ordonnance, qui entre en vigueur le 1^er janvier 2006, régit les travaux de réparations, d'entretien, d'altérations ou de constructions, les achats, ventes et emprunts des fabriques de l'archidiocèse de Rimouski.

PROCÉDURES À SUIVRE POUR L'EXÉCUTION DE TRAVAUX :

1. Dans les paragraphes qui suivent, le terme générique de "travaux" s'entend de tout travail de réparation, d'entretien, d'altération ou de construction fait par une fabrique sur ses immeubles.

2. Toute fabrique verra, dans la mesure du possible, à effectuer chaque année sur ses immeubles des travaux pour le bon maintien et la préservation de ses édifices.

3. Comme tout bon administrateur, les membres de la fabrique tâcheront, dans la mesure du possible, de prévoir les travaux à effectuer et mention en sera faite dans les prévisions budgétaires annuelles devant être présentées deux mois avant le début de l'année. (Art. 31 de la Loi sur les fabriques).

4. Nonobstant l'approbation des prévisions budgétaires, les travaux, prévus ou non au budget, ne peuvent être entrepris sans que la fabrique ait obtenu, au préalable et selon les modalités qui suivent, une autorisation de l'Évêque (Art. 26 de la Loi sur les fabriques). En conformité avec l'article 13 ci-dessous, aucune autorisation ne sera donnée rétroactivement.

5. Aucune fabrique ne sera autorisée à faire des travaux avant d'avoir en sa possession l'ensemble des sommes requises pour lesdits travaux. Elle doit d'abord recueillir l'argent nécessaire ou faire la preuve qu'elle dispose autrement des montants requis. De plus, elle doit démontrer que le financement des travaux n'entravera pas substantiellement son fonctionnement régulier.

6. Une fabrique possédant des réserves financières propres supérieures à 30 000 $ n'est pas obligée de faire une demande d'autorisation à l'Évêque pour effectuer des travaux si les trois conditions suivantes sont présentes simultanément:

a) les coûts ne dépassent pas 5% des revenus réguliers de l'année précédente ou 3 500 $ (le plus bas montant étant retenu);

b) la fabrique peut s'acquitter des coûts tout en ne touchant pas à une réserve minimale de 30 000 $ de ses avoirs financiers propres;

c) la fabrique a les liquidités requises, avant les travaux, pour couvrir la totalité des coûts, et ce en dehors de tout emprunt.

Dans tous les autres cas, l'autorisation de l'Évêque est requise préalablement à la signature valide de contrats et au début de travaux.

7. Les travaux, à l'exception de ceux mentionnés ci-dessus à l'article 6, sont soumis aux dispositions des articles 9 à 13 et 22 de la présente ordonnance.

8. Dans tous les cas où des travaux nécessitent un emprunt, quel qu'en soit le montant, la fabrique doit, au préalable, être spécialement autorisée par l'Évêque (Art. 27 et de la Loi sur les fabriques).

PROCÉDURE À SUIVRE POUR L'EXÉCUTION DES TRAVAUX
REQUÉRANT UNE AUTORISATION DE L'ÉVÊQUE

9. Toute fabrique qui décide d'effectuer des travaux requérant une autorisation de l'Évêque doit, au préalable et par résolution de fabrique, en prévenir l'économe diocésain afin d'obtenir la permission écrite de l'Évêque.

10. Cette résolution spécifiera:

a) Le détail de l'étendue des travaux à exécuter.

b) Une estimation la plus exacte possible du coût de ces travaux.

c) Le mode de financement, si une partie des sommes requises est sous forme de subvention, par exemple. Autrement, il est requis d'avoir en main les liquidités nécessaires lors de la présentation du projet. Une fabrique qui ne possède pas, en plus des liquidités requises, des réserves financières propres supérieures à 30 000 $ doit aussi démontrer la nécessité ou l'urgence des travaux, sans quoi l'autorisation de l'Évêque pourrait être reportée.

d) Le nom des personnes désignées pour signer le contrat, s'il y a lieu.

11. Si l'Évêque le demande, la fabrique devra avoir recours à un conseiller professionnel.

12. Dans les travaux d'une certaine importance, il est avantageux de demander des soumissions.

13. Aucun contrat ne doit être signé, aucun achat ne peut être effectué et aucun travail ne peut débuter avant l'approbation de la résolution par l'Évêque, sinon le contrat signé est nul en vertu de l'Art. 26 de la Loi sur les fabriques. Les membres de l'assemblée de fabrique pourraient alors être tenus personnellement responsables des dépenses faites et même être passibles de poursuites, et ce en vertu de la nature même de la corporation.

Dans tous les cas, s'il y a contrat avec un entrepreneur, copie de ce contrat devra être envoyée à l'Évêque pour être jointe à la résolution préalablement autorisée.

PROCÉDURE À SUIVRE POUR LES ACHATS

14. Par achats, on entend l'acquisition par une fabrique de mobilier, d'outillage, etc., comme un orgue, etc. Nonobstant l'approbation des prévisions budgétaires, ces achats, prévus ou non au budget, ne peuvent être faits sans que la fabrique ait obtenu, au préalable et selon les modalités qui suivent, une autorisation de l'Évêque (Art. 26 de la Loi sur les fabriques). En conformité avec l'article 13 ci-dessus, aucune autorisation ne sera donnée rétroactivement.

15. Aucune fabrique ne sera autorisée à faire des achats avant d'avoir en sa possession l'ensemble des sommes requises pour lesdits achats. Elle doit d'abord recueillir l'argent nécessaire ou faire la preuve qu'elle dispose autrement des montants requis. De plus, elle doit démontrer que le financement des achats n'entravera pas substantiellement son fonctionnement régulier.

16. Une fabrique possédant des réserves financières propres supérieures à 30 000 $ n'est pas obligée de faire une demande d'autorisation à l'Évêque pour effectuer des achats si les trois conditions suivantes sont présentes simultanément:

a) les coûts ne dépassent pas 5% des revenus réguliers de l'année précédente ou 3 500 $ (le plus bas montant étant retenu);

b) la fabrique peut s'acquitter des coûts tout en ne touchant pas à une réserve minimale de 30 000 $ de ses avoirs financiers propres;

c) la fabrique a les liquidités requises, avant les achats, pour couvrir la totalité des coûts, et ce en dehors de tout emprunt.

Dans tous les autres cas, l'autorisation de l'Évêque est requise préalablement à un achat.

17. Les achats, à l'exception de ceux mentionnés ci-dessus à l'article 16, sont soumis aux dispositions des articles 13, 19-20 et 22 de la présente ordonnance.

18. Dans tous les cas où des achats nécessitent un emprunt, quel qu'en soit le montant, la fabrique doit, au préalable, être spécialement autorisée par l'Évêque (Art. 27 et de la Loi sur les fabriques).

PROCÉDURE À SUIVRE POUR LES ACHATS
REQUÉRANT UNE AUTORISATION DE L'ÉVÊQUE

19. Toute fabrique qui décide faire des achats requérant une autorisation de l'Évêque doit, au préalable et par résolution de fabrique, en prévenir l'économe diocésain afin d'obtenir la permission écrite de l'Évêque.

20. Cette résolution spécifiera:

a) Le détail de l'article à acheter.

b) Le coût.

c) Le mode de financement, si une partie des sommes requises est sous forme de subvention, par exemple. Autrement, il est requis d'avoir en main les liquidités nécessaires lors de la présentation de la résolution. Une fabrique qui ne possède pas, en plus des liquidités requises, des réserves financières propres supérieures à 30 000 $ doit aussi démontrer la nécessité ou l'urgence des achats, sans quoi l'autorisation de l'Évêque pourrait être reportée.

d) Le nom des personnes désignées pour signer le contrat, s'il y a lieu.

PROCÉDURE À SUIVRE DANS LES VENTES:

21. Les fabriques doivent obtenir l'autorisation de l'Évêque pour aliéner certains biens, tant meubles qu'immeubles, c'est-à-dire: donner, vendre, échanger, troquer certains biens meubles. On entend par biens meubles des biens qui peuvent être transportés d'un lieu à un autre. Par exemple: les calices, les ciboires, les patènes, les ostensoirs, les encensoirs, les chandeliers d'autel, les tableaux, les statues, les horloges, etc... L'autorisation de l'Évêque est préalablement requise pour les catégories de biens meubles suivants:

a) Les biens meubles acquis par la fabrique depuis plus de cinquante ans.

b) Les biens meubles de la fabrique qui présentent un intérêt historique et artistique.

c) Les biens meubles dont la valeur dépasse 2 000 $.

d) Les biens considérés comme objets du culte ou possédant un caractère sacré.

22. Dans le cas des biens immeubles, édifice ou terrain, il faut toujours obtenir l'autorisation préalable de l'Évêque.

PROCÉDURE À SUIVRE POUR LES EMPRUNTS:

23. Si les travaux ou les achats nécessitent un emprunt, la fabrique doit adopter une résolution à cette fin, en y spécifiant le montant de l'emprunt, le taux d'intérêt, la date d'échéance, les conditions de remboursement, le nom de tout prêteur et le nom des personnes autorisées à signer, au nom de la fabrique, tout document d'emprunt.

On se rappellera que, suivant les articles 27 et 28 de la Loi sur les fabriques, «La fabrique peut avec la seule autorisation de l'Évêque, contracter des emprunts de deniers échéant pendant l'année financière alors en cours: le montant dû en vertu de ces emprunts ne doit pas excéder le quart des recettes ordinaires de la fabrique pour l'année financière précédente».

«Les emprunts autres que ceux visés à l'Art. 27 de la Loi sur les fabriques doivent être préalablement et spécialement autorisés par l'assemblée des paroissiens et par l'Évêque».

DANS TOUS LES CAS:

24. Deux copies des résolutions adoptées par l'assemblée de fabrique ou l'assemblée des paroissiens doivent être adressées à l'Évêque pour approbation. Si la transaction implique contrat devant notaire, il faudra ajouter une troisième copie de la résolution pour le contrat.

Ce décret amende et remplace le décret 13/96.

Donné à Rimouski, ce six juillet deux mil cinq.

      + Bertrand Blanchet, archevêque de Rimouski

      Yves-Marie Mélançon, prêtre, chancelier
      Le 6 juillet 2005

COMMENTAIRE:

La situation financière précaire de bien des fabriques, les déficits accumulés au cours des dernières années et la baisse généralisée des revenus ont conduit le Conseil pour les affaires économiques à réviser la politique diocésaine relative aux réparations, constructions, achats, etc., des fabriques et à faire des recommandations à Mgr l'Archevêque. Une mise à jour du Décret 13/96 régissant ces activités a donc été émise par Mgr Bertrand Blanchet le six juillet 2005. Voici un bref résumé des points saillants de ce décret.

(Pour alléger le texte, le terme générique de "travaux" s'entend ici de tout travail de réparation, d'entretien, d'altération ou de construction, fait par une fabrique sur ses immeubles, ainsi que de tout achat.)

1. Selon les articles 5 et 15, aucune fabrique ne sera désormais autorisée à faire des travaux avant d'avoir déjà en sa possession l'ensemble des sommes requises pour lesdits travaux. Elle doit d'abord recueillir l'argent nécessaire (réserves financières, campagnes de financement, etc.) ou faire la preuve qu'elle dispose autrement des montants requis (comme une subvention à venir ou un remboursement d'assurances, par exemple). De plus, elle doit démontrer que le financement des travaux n'entravera pas substantiellement son fonctionnement régulier.

Évidemment, les travaux d'une absolue nécessité ou requis de toute urgence, comme le remplacement d'une fournaise qui tombe en panne en janvier, par exemple, seront considérés à leur juste valeur et pourront faire l'objet d'une exception moyennant certaines conditions.

2. Selon les articles 6 et 16, une fabrique possédant des réserves financières propres supérieures à 30 000 $ n'est pas obligée de faire une demande d'autorisation à l'Évêque pour effectuer des travaux si les trois conditions suivantes sont présentes simultanément : 1) les coûts ne dépassent pas 5% des revenus réguliers de l'année précédente ou 3 500$ (le plus bas montant étant retenu); 2) la fabrique peut s'acquitter des coûts tout en ne touchant pas à une réserve minimale de 30 000 $ de ses avoirs financiers propres; 3) la fabrique a les liquidités requises, avant les travaux, pour couvrir la totalité des coûts, et ce en dehors de tout emprunt. Dans tous les autres cas, l'autorisation de l'Évêque est requise préalablement à la signature valide de contrats et au début de travaux.

Par « réserves ou avoirs financiers propres », on entend les sommes d'argent qui sont réellement la propriété de la fabrique, ce qui exclut les prêts sans intérêt, les fonds funéraires, les fiducies intouchables, un montant d'argent équivalent aux messes restant à célébrer, ainsi que toute marge de crédit ou toute forme d'emprunt.

3. Selon les articles 9-10 et 19-20, quand une autorisation de l'Évêque est requise, on doit, au préalable et par résolution de fabrique, prévenir l'économe diocésain afin d'obtenir la permission écrite de l'Évêque. En plus de la description des travaux et des coûts, il faudra préciser de quelle manière ils seront financés : subvention, remboursement par les assurances, liquidités en main avant le début des travaux et lors de la présentation du projet... Une fabrique qui ne possède pas, en plus des liquidités requises, des réserves financières propres supérieures à 30 000 $ devra aussi démontrer la nécessité ou l'urgence des travaux, sans quoi l'autorisation de l'Évêque pourrait lui être refusée ou reportée à une date ultérieure.

4. Les articles 4 et 13 rappellent qu'aucun contrat ne doit être signé, aucun achat ne peut être effectué et aucun travail ne peut débuter avant l'approbation de la résolution par l'Évêque, sinon le contrat signé est nul en vertu de l'article 26 de la Loi sur les fabriques. Les membres de l'assemblée de fabrique pourraient alors être tenus personnellement responsables des dépenses faites et même faire l'objet de poursuites. De plus, aucune autorisation n'est donnée rétroactivement.

Yves-Marie Mélançon, prêtre, chancelier
Michel Lavoie, économe diocésain
Le 4 août 2005